Case study
wdrożenie programu Teta w agencji pracy tymczasowej
ZAKRES PROJEKTU
Instalacja Teta HR w modelu SaaS oraz standardowe wdrożenie modułu pracy tymczasowej.
W ramach rozwoju Firmy – parametryzowanie systemu do aktualnych wymagań.
Workpol to agencja rekrutacyjna i pracy tymczasowej, która pozyskuje pracowników dla każdej branży. Swoim klientom oferuje usługi head-hunterskie oraz outsourcingowe, dbając o najwyższą jakość świadczonych usług. Ich szeregi zasilają specjaliści z branży HR i doświadczeni rekruterzy.
Unit4 Polska tworzy systemy klasy ERP i HR nastawione na potrzeby użytkowników
Od ponad 35 lat wdrożyła rozwiązania marki Teta w ponad 2 tysiącach średnich i dużych firm oraz instytucji w Polsce, będących liderami w swoich branżach. Od 11 lat jest częścią globalnej firmy Unit4, oferującej rozwiązania IT dla biznesu na całym świecie. Wieloletnie doświadczenie zdobyte w zmiennych realiach jest gwarantem bezpieczeństwa i niezawodności systemów Teta.
zadania
przed wdrożeniem
Bezpośrednim wyzwaniem było szybkie rozpoczęcie prac nad wdrożeniem, ponieważ Firma zaczynała właśnie swoja działalność. System Teta HR został uruchomiony w modelu Software as a Service (SaaS), czyli jako rozwiązanie zainstalowane w chmurze, które przygotowane jest do rozwoju w przyszłości, równolegle z rozwojem firmy Workpol. System Teta HR w firmie Workpol oferuje również obsługę pracy tymczasowej, co wymagało dodatkowej analizy przedwdrożeniowej, w celu dookreślenia najważniejszych potrzeb klienta w tym zakresie.
wyzwania
w trakcie wdrożenia
W trakcie instalacji systemu rodziła się struktura i potrzeby Firmy, które program Teta musiał spełniać. Na bieżąco modyfikowane był parametry systemu w taki sposób, aby pozwalał na sprawną obsługę Klientów Workpol. W odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie, wspieraliśmy Workpol w prowadzeniu kadr i płac, a także asystowaliśmy przy naliczaniu wynagrodzeń.
PRZEBIEG WDROŻENIA
1. Analiza przedwdrożeniowa: pierwszy etap wdrożenia to oszacowanie potrzeb i wymagań nowego programu. To właśnie tutaj określany jest zakres prac i możliwości konsultantów przy modyfikacji systemu oraz terminarz wykonania zadań.
2. Napisanie projektu wdrożenia: to kolejny krok przy realizacji wdrożenia – dobrze napisany projekt pozwala uniknąć opóźnień w pracach, problemów we wdrożeniu oraz jasno określa wymagania i wytyczne wdrażanego systemu.
3. Instalacja aplikacji w modelu SaaS: model System As A Service pozwala na zainstalowanie aplikacji Teta HR na zewnętrznych serwerach – dzięki temu Klient nie musi zakładać swojego serwera.
4. Uruchomienie systemu: pierwsze uruchomienie aplikacji gotowej do użycia po wdrożeni przez konsultantów niezbędnych danych (pracowników, informacji o firmie i sposobach rozliczenia).
5. Szkolenia użytkowników: mogą odbywać się online lub w siedzibie firmy Klienta – to etap, w którym ekipa wdrożeniowa pokazuje możliwości programu, podstawowe funkcjonalności oraz przeprowadza przez każdy etap systemu.
6. Naliczanie list płac: naliczenie pierwszej listy płac odbywa się pod naszym czujnym okiem – koordynujemy pracowników i podpowiadamy jakie czynności wykonać, aby listy naliczały się prawidłowo ze wszystkimi składnikami.
7. Asysty konsultanta w codziennej pracy: to dodatkowy element wdrożenia, oferowany firmom, których działy HR nie są obeznane z nowoczesnymi narzędziami HR. Nasi konsultanci są do dyspozycji podczas codziennej pracy w programie.
8. Odbiór systemu: po zakończeniu szkoleń i wdrożeń oraz po ostatnich poprawkach systemu, następuje odebranie programu, który może samodzielnie funkcjonować w kadrach Klienta.
9. Dalszy rozwój programu: dodatkowe prace rozwojowe, na które zdecyduje się Klient, realizowane są na bieżąco, w ramach rozwoju firmy i rosnących potrzeb względem systemu kadrowego.
OPINIE O WDROŻENIU
Cieszymy się, że do grona firm korzystających z rozwiązań Teta dołączyła agencja Workpol, która dzięki sprawnej implementacji przeprowadzonej przez naszego partnera – Milestone Dom Wdrożeniowy, może korzystać z naszego systemu Teta HR w modelu SaaS. Nasze rozwiązanie zapewnia uporządkowanie procesów z zakresu HR oraz prowadzenie działań w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. Jestem przekonany, że system Teta HR usprawni procesy kadrowo-płacowe w obliczu dynamicznie zmieniających się przepisów, pozwalając pracownikom firmy Workpol koncertować się na zadaniach mających wpływ na rozwój biznesu.
Dzięki wdrożeniu nowoczesnego systemu Teta HR możemy obsługiwać naszych Klientów na najwyższym poziomie, automatyzując wiele procesów kadrowych. Wdrożenie systemu przez Milestone przebiegało wzorcowo – konsultanci w sprawny sposób przeprowadzali nas przez kolejne etapy, służąc fachową wiedzą i poradami jak radzić sobie z programem w codziennej pracy. Możemy śmiało przyznać, że to właśnie dzięki kwalifikacjom i profesjonalizmowi wdrożeniowców Milestone cały projekt zakończył się sukcesem, a nasi pracownicy mogą korzystać z profesjonalnego systemu dostosowanego do naszych indywidualnych potrzeb.
Dlaczego warto wybrać program TETA?
EFEKTYWNOŚĆ
połączenie operacyjnych analiz i planowania zasobów wspiera decyzje menadżerów
ZGODNOŚĆ
bieżące aktualizacje zawsze są zgodne z polskim prawem i nowymi ustawami
OSZCZĘDNOŚĆ
digitalizacja procesów i samoobsługa pracownicza usprawniają pracę
BEZPIECZEŃSTWO
systematyczne testy, certyfikaty ISO oraz realizacja wymagań RODO
DODATKOWE USŁUGI
Poza samym wdrożeniem oprogramowania, realizujemy również usługi towarzyszące procesowi przejścia na nowy system, takie jak analizy przedwdrożeniowe, migracje danych, szkolenia oraz parametryzacje programów.
analiza przedwdrożeniowa
Profesjonalne prowadzenie prac projektowych i dokumentacji. Umiejętna i efektywna komunikacja z klientem i zespołem wdrożeniowym.
parametryzacja sysmetów
Dostosujemy aplikacje do specyfiki danej organizacji, spełniając wszystkie wymagania, jakie ma Klient – od parametryzacji modułów po tworzenie dedykowanych interfejsów, modułów czy raportów.
migracja danych
Przejście na nowy system nie musi być trudne, szczególnie jeśli przeprowadzane jest przez profesjonalistów. Oferujemy migrację danych wraz z dostosowaniem formatów między programami.
szkolenia użytkowników
Szkolenia dla nowych użytkowników i administratorów są prowadzone przez nasze doświadczone zespoły, które uczą pracy na systemie. Oferujemy również szeroki wachlarz dodatkowych usług wspierających i bogate materiały szkoleniowe.
aktualizacje aplikacji
Dzięki aktualizacji baz danych i samego programu zyskujesz pewność aktualności dokumentów. Dynamicznie zmieniające się przepisy prawne nie będą już problematyczne.