Wprowadzenie dodatkowej funkcji e-teczek w module Kadry i Płace systemu enova365 to znaczący krok w stronę cyfryzacji i digitalizacji przedsiębiorstw. Wprowadzona 1 stycznia 2019 roku ustawa daje wybór – dokumenty pracownicze mogą być przechowywane w formie papierowej lub całkowicie cyfrowej nazywanej e-teczki. Jak enova365 poradziła sobie z tym zadaniem?
Cyfrowe odzwierciedlenie akt pracowniczych to ułatwienie w archiwizacji i przechowywaniu. Dostęp do dokumentów kadrowych w każdej chwili jest usprawnieniem pracy działów HR. Jest także ograniczeniem kosztów w firmie – chociażby na archiwum lub obsługę pracowniczą.
Moduł Kadry i Płace a wprowadzenie e-teczek.
enova365 wychodzi naprzeciw oczekiwaniom i elastycznie podchodzi do wszelkich zmian w przepisach, ułatwiając pracę działów. Nie inaczej jest w przypadku funkcji e-teczki. Jak wygląda digitalizacja dokumentów? Bardzo prosto – wystarczy że zeskanujesz dokumenty, podepniesz je pod foldery pracownicze i zarchiwizujesz, przyjmując określoną metodykę.
Jakie inne funkcjonalności ma element e-teczki?
Nowe listy dokumentów w e-teczkach dają możliwość filtrowania dokumentów według określonych kryteriów dla różnych pracowników. Ponadto, e-teczki dają możliwość przeprowadzania seryjnych operacji, dodających nowe pliki do akt pracowniczych. enova365 zaktualizowała również Raport Informacyjny do ZUS oraz udostępniła nową wersję dokumentu ZWUA oraz DRA.
e-teczki enova365 a RODO.
Gromadzone i przechowywane dane, szczególnie te w wersji cyfrowej, trzeba chronić przed niepożądanymi dostępami. Niezwykle istotne jest przestrzeganie rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czyli RODO, oraz polska ustawa o ochronie danych osobowych. Warto zawęzić dostęp do danych tylko wybranym pracownikom, którzy są do tego upoważnieni. Moduł Kadry i Płace ma taką funkcję, dzięki czemu możesz zyskać pewność bezpieczeństwa. Dodatkowo, dzięki zapisom zgodnych z przepisami sektorowymi, informacje zawarte w e-teczkach są kompletne i integralne.
Systemy ERP spełniające wymagania RODO pozwalają na bezpieczne przechowywanie danych pracowniczych w formie elektronicznych teczek. enova365 spełnia wymagania stawiane przez RODO
w zakresie bezpieczeństwa przetwarzanych danych.
Więcej o module Kadry i Płace przeczytasz na naszej stronie lub kontaktując się z naszym Działem Handlowym.