Realizacja projektów
zobacz jak działamy – krok po kroku
WDRAŻANIE NOWEGO SYSTEMU ERP I HR
poznaj metodologię wprowadzania nowoczesnych technologii
Proces wdrożenia systemu kadrowo-płacowego to niemałe wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw. W dzisiejszych czasach obserwujemy dynamiczny rozwój firm oraz związane z nim stałe zwiększanie się liczby zatrudnionych pracowników. Wymaga to wprowadzania nowoczesnych narzędzi, które sprostają rosnącym potrzebom technologicznym i zoptymalizują pracę.
Wówczas nadchodzi moment, kiedy trzeba pożegnać się ze „starym” dobrze znanym systemem, który z upływem czasu stał się niestabilny, nieelastyczny oraz mało wrażliwy na nieustanne zmiany w przepisach prawa pracy i innych obszarach.
Nowy program, który wybierze dana organizacja, stanowi swego rodzaju rewolucję dla użytkowników, ponieważ muszą oni zrezygnować z dotychczasowych przyzwyczajeń, znanych schematów i trybu pracy.
Pojawiają się również nowe obowiązki, związane z potrzebą zaangażowania się użytkowników w proces wdrożenia oraz koniecznością poznania nowego narzędzia.
W związku z tym zmiana systemu często wiąże się z niepewnością i różnymi obawami, co może prowadzić do zniechęcenia. Aby tego uniknąć, warto poświęcić więcej czasu na umiejętne rozłożenie zadań i dokładne rozplanowanie harmonogramu wdrożenia. Istotne jest przeanalizowanie oczekiwań, zdefiniowanie celów projektu oraz stopniowe przygotowywanie użytkowników do wprowadzenia nowej aplikacji.
Celem jest przebieg procesu bez zakłóceń i niesienie korzyści dla organizacji. Na jakie aspekty procesu powinieneś zwrócić szczególną uwagę?
KROK I - URUCHOMIENIE PROJEKTU
To tutaj rozpoczyna się przygoda z wdrożeniem nowego systemu. Zlecenie tego profesjonalnej firmie, takiej jak Milestone, to gwarancja sprawnego, bezpiecznego przeprowadzenia wdrożenia. Zaufaj specjalistom, którzy mają na swoim koncie doświadczenie w wielu projektach.
KROK II - ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA
Analiza jest fundamentem, na którym opiera się powodzenie całego projektu. Jakość zebranych na jej podstawie informacji determinuje przebieg wszystkich kolejnych etapów wdrożenia.
Cel analizy to przede wszystkim zidentyfikowanie potrzeb klienta co do oczekiwanych funkcjonalności. Ponadto istotne jest rozpoznanie pozostałych technicznych i biznesowych aspektów dotyczących systemu informatycznego, który ma zostać wdrożony.
W tej fazie rozpoznajemy wszelkie wymagania funkcjonalne, niefunkcjonalne oraz założenia użytkowników w odniesieniu do sposobu działania nowego programu.
W trakcie przeprowadzania analizy firma wdrożeniowa dokładnie poznaje organizację Klienta. Konsultanci odbywają szereg spotkań analitycznych z użytkownikami wiodącymi po stronie Klienta. Biorą w nich udział Menadżerowie Projektu, Użytkownicy Biznesowi, Analitycy, Architekci IT, Konsultanci, Użytkownicy Techniczni, a także inne osoby zaangażowane w proces.
Celem spotkań jest rozpoznanie przebiegu procesów biznesowych, określenie rozwiązań dla głównych problemów i przygotowanie planu działania. Na etapie analizy identyfikowane są też dodatkowe wymagania, które zwykle pojawiają się dopiero po szerszym rozpoznaniu potrzeb.
Wszystkie zebrane informacje spisywane są w protokołach, raportach i pod koniec całego procesu na ich podstawie powstaje Dokument Analizy.
SUPER PORADA
Dokładne zapoznanie się z mapą pomoże nam sprecyzować cel i sposób dojścia do niego, rozeznać teren, poznać jego strukturę. Dzięki temu wdrożenie nowego programu może odbyć się bez komplikacji oraz późniejszych problemów. Sprawne wdrożenia to nasza specjalność!
KROK III - PARAMETRYZACJA
W wyniku przeprowadzenia prac wdrożeniowych następuje uporządkowanie danych oraz weryfikacja procedur obowiązujących w firmie. Rzetelność i wyjątkowa dokładność na etapie przeniesienia danych to gwarancja na uruchomienie nowej aplikacji z sukcesem. Ten moment wdrożenia dobrze jest zweryfikować kilka razy, aby uniknąć powstania błędów danych, co może spowodować wielką lawinę gorzkich konsekwencji.
Określenie wszystkich reguł panujących w danej firmie i wymagań systemu zawiera w sobie m.in. parametryzację twardego HR, parametryzację systemu RCP oraz ESS/MSS. Końcowym etapem parametryzacji systemu jest konwersja i migracja danych.
Specjaliści Milestone dostosowują dane z poprzednich programów tak, by formatem i standardami pasowały do nowego, nowoczesnego systemu.
Dzięki fachowemu wykonaniu migracji eliminujemy ryzyko wystąpienia problemów. Niektóre firmy pracują na starszych systemach nawet przez 10-15 lat. W tak długim czasie bazy danych mogły zgromadzić wiele nieaktualnych informacji. Wdrożenie nowej aplikacji to doskonały moment na porządki w bazie i rozpoznanie procesów, które trzeba zmodyfikować.
SUPER PORADA
W naszym zespole wdrożeniowym Milestone od początku bazujemy na wypracowanych i profesjonalnych metodykach. Opieramy się na podejściu, które czerpie swoje założenia z 3 różnych metodologii, dzięki czemu dopasowujemy narzędzia do konkretnych projektów!
KROK IV - SZKOLENIA I TESTOWANIE
Przy starcie nowego systemu kluczowym elementem są asysty uruchomieniowe, w trakcie
których Konsultanci z firmy wdrożeniowej czuwają nad prawidłowością procesów. Zapewnienie wsparcia dla użytkowników wiodących i administratorów daje im poczucie pewności poruszania się w nowej aplikacji.
Dlatego Milestone wychodzi naprzeciw oczekiwaniom klientów i proponuje uruchamianie systemu wraz z dedykowanym konsultantem. Wszystkie kroki wykonywane są pod czujnym okiem wdrożeniowca, który pokaże, pomoże i podpowie jak najlepiej użytkować program. Dzięki takiej asyście pierwsze dni używania nowego programu są bezpieczniejsze, a użytkownicy wiodący i specjaliści kadr i płac mają poczucie sprawnego użytkowania systemu.
Jednak asysty wdrożeniowe to nie wszystko – podczas takich uruchomień proponujemy również szkolenia wszystkich pracowników korzystających z aplikacji, aby użytkowanie go nie powodowało żadnych problemów. Wszystkie mechanizmy są szczegółowo omawiane, a wątpliwości rozwiewane.
SUPER PORADA
W Milestone dbamy o dobre relacje z klientami, dlatego procesy wdrożenia i szkolenia przeprowadzane są w przyjaznej atmosferze. Wierzymy, że utrzymywanie takich relacji procentuje w przyszłości!
KROK V - OPIEKA POWDROŻENIOWA
Zakończenie procesu wdrażania nowego programu nie musi oznaczać końca współpracy z firmą wdrożeniową. Aktualizowanie oprogramowania, rozwijanie aplikacji czy szkolenie kolejnych użytkowników to tylko część usług, które dodatkowo oferujemy.
Zapewniamy również profesjonalną usługę serwisową i hot-line, gdzie w przypadku pojawienia się problemów nasi konsultanci rozwiązują je tak szybko, jak to tylko możliwe. Dzięki takiemu rozwiązaniu sytuacje kryzysowe są często szybciej rozwiązywane oraz powodują mniej komplikacji w przyszłości.
SUPER PORADA
Zapewnienie dostępu do dedykowanych konsultantów powinno być priorytetem dla firm wdrożeniowych. Najlepiej zaplanować cykliczne wizyty kilka razy w roku. W bieżącej pracy sprawdzi się pomoc zdalna i korzystanie z helpdesku.